第一章  總則

第一條  為了加強16877太陽集團安全入口檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和我校《檔案工作若干規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，參照中央組織部、國家檔案局關(guān)于《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合太陽官網(wǎng)實際情況，制訂本辦法。

第二條  檔案是太陽官網(wǎng)發(fā)展前進過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案負責(zé)人員應(yīng)堅持重視該項工作，進一步加強檔案的收集、整理工作，提高檔案管理工作水平，更好地為學(xué)校、學(xué)院各項工作服務(wù)。

第三條 檔案工作在學(xué)院黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由學(xué)院各辦公室具體負責(zé)管理，同時接受學(xué)院教師學(xué)生的監(jiān)督。

第四條  在檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴格保管，確保檔案的完整與安全。

 第二章   管理職責(zé)及歸檔范圍

第五條  學(xué)生檔案管理職責(zé)

（一）負責(zé)單位

 學(xué)生檔案由16877太陽集團安全入口學(xué)生工作辦公室統(tǒng)一管理，并設(shè)專職人員負責(zé)其接收、整理、歸檔、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

（二）歸檔范圍

（1）學(xué)生學(xué)籍檔案

（2）黨員檔案

（3）積極分子檔案

（4）本科生成長檔案

（5）學(xué)生黨支部工作計劃、總結(jié)、會議記錄

（6）學(xué)生黨支部黨風(fēng)廉政建設(shè)材料、宣傳教育材料

（7）學(xué)生班級（院系）集體畢業(yè)照（附學(xué)生名單、電子版）

（8）學(xué)生參加各種大賽、社會實踐的照片、錄像檔案

（9）學(xué)生活動獲得的校級以上的獎勵證書、獎狀、獎牌、獎杯及有保存價值的受贈禮品、紀念品等。

第六條  教學(xué)檔案管理職責(zé)

（一）負責(zé)單位

教學(xué)檔案由16877太陽集團安全入口教務(wù)管理辦公室統(tǒng)一管理，并設(shè)專職人員負責(zé)其接收、整理、歸檔、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

（二）歸檔范圍

（1）研究生學(xué)位論文（包括電子版）

（2）本科生學(xué)習(xí)成績單、成績報告單、成績更正審批材料

（3）優(yōu)秀本科生畢業(yè)論文（包含電子版）論文手冊、立體論證書

（4）研究生學(xué)位檔案

（5）碩士期末考試試題、答案；博士期末考試試題、試卷（5年內(nèi)）

（6）專業(yè)雙語教學(xué)及“兩課”教學(xué)改革方案及實施情況

（7）自編教材、講義

（8）短期培訓(xùn)班

（9）休學(xué)存根

（10）博士研究生畢業(yè)答辯會的照片、錄音光盤

第七條  行政檔案管理職責(zé)

（一）負責(zé)單位

行政檔案由16877太陽集團安全入口綜合辦公室統(tǒng)一管理，并設(shè)專職人員負責(zé)其接收、整理、歸檔、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

（二）歸檔范圍

（1）本單位工作計劃、總結(jié)、報告

（2）本單位發(fā)文、制定的規(guī)章制度、崗位職責(zé)、管理辦法

（3）本單位召開的重要會議文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話

（4）有關(guān)評優(yōu)、授獎、懲處、干部任免、機構(gòu)建制等材料

（5）辦公會議記錄、紀要、備忘錄、大事記

（6）有關(guān)單位或個人簽訂的合同、協(xié)議、聘書

（7）工作情況簡報、信息、統(tǒng)計報表

（8）十萬元以上儀器、設(shè)備的驗收報告及隨機材料

（9）院系重大活動照片、錄像

（10）本單位獲得的校級以上的獎勵證書、獎狀、獎牌、獎杯及有保存價值的受贈禮品、紀念品等。

第八條  科研檔案管理職責(zé)

（一）負責(zé)單位

科研檔案由16877太陽集團安全入口科技辦公室（暫由科研干事）管理，并設(shè)專職人員負責(zé)其接收、整理、歸檔、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

（二）歸檔范圍

（1）科研項目的全套文件資料（任務(wù)書、合同書、計劃書、設(shè)計說明書、總結(jié)報告、獎勵申報書、科技報告、鑒定證書、推廣應(yīng)用總結(jié)等）

（2）科研項目的成果宣傳報道、對外學(xué)術(shù)交流材料

（3）科研成果、高水平學(xué)術(shù)論文、專著、教材，包括電子及紙質(zhì)文檔

（4）為每位教師建立科研立項、獲獎情況、學(xué)術(shù)研究成果電子檔案

第三章  檔案保管、保護和保密制度

第九條  建立檔案人員崗位責(zé)任制，檔案管理人員要具有較強的責(zé)任感和事業(yè)心，努力學(xué)習(xí)檔案原理的基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識。

第十條  收集、整理本部門活動中形成的各種文件材料，保證各種不同載體檔案的完整齊全，及時立卷歸檔，并向檔案移交，履行移交手續(xù)。

第十一條  存放檔案必須設(shè)立專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

第十二條  存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用柜內(nèi)。

第十三條  定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

第十四條  檔案管理的專柜要配備鎖具，不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

第十五條  保持檔案專柜整齊干凈，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物。

第十六條  貫徹執(zhí)行《國家保密法》，屬于國家機密的檔案資料，未經(jīng)確定密級機關(guān)或上級機關(guān)批準(zhǔn)的，不得復(fù)制和摘錄；密級以上的檔案資料設(shè)專柜和專人保管，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借用或調(diào)閱；不得在非保密的場所談?wù)摍C密，個人使用的機密文件、材料、筆記本、圖表等在下班前必須鎖存好，防止丟失、泄密；調(diào)閱機密檔案資料必須在閱文室閱讀，不準(zhǔn)攜帶機密檔案材料外出游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所；定期檢查機密檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。

第四章 檔案的轉(zhuǎn)借

第十七條  凡需使用檔案者，均須填寫《文件調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

第十八條  案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

第十九條  借閱期限不得超過十天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十條  借閱和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案人員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

第二十一條  借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第二十二條  外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

                         第五章  附則

第二十三條  本辦法自頒布之日起生效，最終解釋權(quán)歸16877太陽集團安全入口所有。